Trucos de Google que he aprendido haciendo horarios

Sep 17, 2022 | Blog

Este curso es el primero como jefa de estudios, así que, aunque como equipo todas nos apoyamos y trabajamos mucho en equipo, en este caso yo me he encargado de configurar los horarios en base a unos criterios pedagógicos que pactamos y pidiendo un vistazo a mis compis cada X tiempo por si veían algo raro, o en momentos de desespero para que me ayudaran a desencajar alguna cosa que no me cuadraba. 

Los criterios que hemos usado para hacer los horarios los puedo compartir también y esa es mi intención, pero me gustaría que rodaran un poco para deciros si ha sido éxito o fracaso. 

Odio Excel, odio Google Sheets y todos los programas que sean del estilo. Bueno, los odiaba, ahora me encuentro claramente más inclinada hacia el amor que hacia el odio. De hecho, doy gracias de haberme decidido por este programa, porque al principio hice un par de intentos con Google Presentaciones y menos mal que lo descarté. 

Una cosa que me he propuesto este curso por mí y por ti es hacer posts que vayan al lío, (salvo que me salga una de esas reflexiones mías) así que primero haré una pequeña intro de cómo he montado los horarios, el documento como tal, y luego ya me pondré a tope con los truquitos que he ido descubriendo. 

Para empezar, me flipé con el número de pestañas y de horarios. Hice demasiadas pestañas y hasta 3 tipos de horarios: Uno de qué pasaba en la clase, otro de quién había en la clase y otro que sería el de profes. Eso hizo que sin poder evitarlo y después de 1000 cambios, a veces no se aplicaba en los 3 calendarios, lo que hacía que quedaran desactualizados y eso era un jaleo. Al final fusioné los 2 primeros. Y respecto a las pestañas, al final me he quedado con estas: 

Pestañas plantilla Google
  • Ejemplos horarios: Aquí hice un horario tipo de cada comunidad, de manera que quedaba como el horario soñado que luego intentaría hacer realidad 
  • Comunidades: Cada comunidad tiene su hoja en la que está el horario de las clases, el horario de las profes de la comunidad, turnos de patio y asignación de algunos espacios o talleres. 
  • Horas profes: Mi salvación. Una hoja con todos los profes y diferentes columnas donde iba sumando el número de horas asignadas y, con una fórmula, me decía cuántas llevaba y cuántas le faltaba o me debía. Sin esto hubiera muerto, seguro. 
  • Plantilla: Hoja donde sale todo el equipo ordenado por comunidades, tutorías y codocencias. Esta me estoy planteando ponerla en la de ejemplos, pero de momento la he dejado ahí. También tengo unas tablas con las horas lectivas y no lectivas según la jornada laboral 
  • Horas de áreas: En esta hoja he puesto la tabla con las horas que marca el currículo y otra con las que asigno por curso y una fórmula que me suma y me dice si voy bien. 
  • Intensiva: Los horarios en formato de jornada intensiva. 

Vamos a por los trucos. Voy a numerarlos, así creo que te puede ser más sencillo de encontrarlo o más bien, de recuperarlo. 

  1. Fórmulas de Google sheets 

A ver, que ya sé que esto es muy básico, pero ya que escribo este post, igual alguna por aquí es de las que veía el programa de lejos, así que no está de más mencionarlo. Por suerte empecé a hacer la tabla desde el minuto 1 porque tenía claro que si no iba a ser un cacao calcular las horas que hacía cada persona. 

Creé una tabla como la de abajo, con 3 fórmulas: 

tabla excel con formulas

Cada fila corresponde a un profe. La primera suma el total de las horas asignadas, la segunda indica el número de horas que faltan asignar o que sobran y la tercera el total después de asignar coordinación en caso de que tengan. Lo que intentaba era cualquier cambio en las casillas de horarios, irlos asignando para no liarla. Aplicar la fórmula es muy sencillo; la primera de la fila “Total” se hace con SUM. Te pones encima de la casilla que quieres que muestre el resultado y seleccionas arrastrando, todas las casillas que quieres que sume, también puedes hacerlo de forma manual escribiendo la fórmula en el campo Fx. (en azul en la imagen). 

Tabla Excel SUMA

Las otras dos tienen aplicada la fórmula MINUS, restando 24 (que son las horas lectivas) al valor de la columna TOTAL. MINUS se encuentra dentro del icono de las fórmulas en el desplegable “operadores”.

Icono formulas Google Sheets
  1. Como combinar varias casillas a la vez (horizontalmente, verticalmente…) 

Este descubrimiento me ha dado la vida literal cuando tenía que ir cambiando franjas horarias. Todas sabemos combinar y separar celdas imagino, lo que yo no sabía es que podía combinar varias a la vez y de forma independiente! Nada mejor que un GIF para enseñártelo. 

Combina en vertical Google Sheet
  1. Cómo enlazar una tabla de sheets a una presentación (o que Google sheets y Google presentaciones se quieren) 

Bueno, bueno, todavía no sé cómo descubrí esto, pero fue de la manera más random, buscando una manera de presentar los horarios al equipo en “bonito” sin tener idea de cómo iba a hacerlo. Pues bien, resulta que puedes copiar una tabla de sheets en una presentación, haciendo que se mantengan ENLAZADAS, de manera que si modificas algo en Sheets, se actualiza en Presentaciones. Hacerlo es tan fácil como hacer un copiar/pegar de toda la vida, al hacerlo te saldrá un cuadro y solo debes aceptar enlazar la tabla, y YA.  

Enlaza sheets y presentaciones

Créeme que ha sido lo más y mi salvación porque los horarios han sufrido innumerables cambios. 

  1. Cómo volver a enlazar una tabla que se te ha movido sin empezar de 0 

Aquí vino el drama, todo bien colocadito, horarios de alumnado, de profes de patios… pero cuando se va ordenando todo ves que quieres hacer cambios, mueves una tabla aquí una allá y al actualizar ver que no aparece lo que había. DON’T PANIC! Enlazar una tabla significa que ahí siempre se va a mostrar lo que haya en esas casillas determinadas, si quieres cambiar las casillas es tan fácil como cambiar el intervalo y volver a actualizar. Te lo enseño en el vídeo. 

cambiar intervalo enlazado
  1. Cómo hacer que todo esté en la misma posición en diferentes diapositivas 

Este era el siguiente reto, me estaba quedando todo monísimo, 2 horarios por hoja, pero… cuadrados a ojo de buen cubero y me daba TOC cada vez que pasaba página y veía como no estaban en la misma posición y oye, ya que me ponía, quería hacerlo bien. Entonces fue cuando descubrí las guías. Puedes poner tantas como quieras y en la posición que necesites. Yo puse 2 verticales para los márgenes y 2 horizontales que indicaban donde empezaba la tabla del horario.  

Añadir guías personalizadas

Más adelante, al crear otro documento para el horario de cada profe, me encontré con el problema de que quería poner las guías exactamente igual que en el otro documento. Cosas de mi TOC. Investigando descubrí que estaba la opción “edita las guías” y podía editar las de este nuevo documento copiando los valores de las otras. 

editar guias
  1. Cómo hacer un índice hipervinculado 

Esto es algo más conocido, seguramente, pero ya que me pongo, lo cuento todo por si a alguien le sirve. Al estar haciendo este horario de cada profe, me di cuenta de lo incómodo que era encontrarte a ti mismo, por eso decidí crear un índice por comunidad para que fuera más rápido encontrarte o buscar a la persona que querías. 

hipervincular un índice
  1. Cómo asignar un color automáticamente según el texto de la celda 

Esto lo he descubierto tarde, muy tarde. Tan tarde que os lo estoy enseñando, aunque yo ya no he podido hacerlo porque lo he descubierto cuando ultimaba detalles. Se trata de poder asignar un color a la celda en función del texto que se escriba (también puedes hacerlo en función de otras cosas. La verdad es que me hubiera ido de maravilla. Os enseño un vídeo de muestra para que veáis qué pasada. Ya si eso miraré de aplicarlo para los horarios de enero 😛 

formato condicional

Pues hasta aquí el post, espero que te hayan servido estos truquillos, ya sea para hacer horarios o para cualquier otra cosa. La verdad es que para mí ha sido todo un descubrimiento y un ahorro de tiempo y de dolores de cabeza. Creo que es aplicable a muchas cosas más, desde trabajo por comisiones hasta evaluación.  

Si conoces algún otro truco y quieres compartirlo, te leo en comentarios 😉  

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